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“Prendiamo impegni troviamo soluzioni” – Call for solution di FORUM PA domenica 16 febbraio 2014

Posted by andy in Pubblica Amministrazione, Uncategorized.
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Sono esterrefatto dal bando che è stato pubblicato da ForumPA.

Da una parte apprezzo moltissimo l’iniziativa per raccogliere idee e soluzioni da portare all’attenzione della PA.

La cosa sconvolgente è che la nostra PA da decenni fa programmi, recepisce indicazioni (a volte in forma coatta!), ma il massimo che riesce ad ‘inventare’ è la PEC.

E per tutto questo stipendiamo, da decenni, ministri e ministeri, segretari, sottosegretari, direttori generali, consulenti, specialisti …

… ma proviamo a guardare gli argomenti oggetti di invito a dare proposte:

1) PA digitale 1.1 Come dematerializzare efficacemente archivi e documenti mantenendone l’accessibilità e la corretta memoria.I produttori sono tanti, con hardware e software più o meno sofisticati e costosi; il problema è che occorre far sparire la carta nel ciclo di vita delle informazioni.L’approccio più pratico, a lungo termine, è quello di ricodificare i documenti cartacei, ogni qualvolta tornano ad essere ‘vivi’, ed oggetto di aggiornamento.Tutto il resto della carta deve essere sottoposto a scansione prima della distruzione (sempre che l’informazione abbia ancora un valore legale o storico).1.2 Come realizzare veramente lo switch-off al digitale per i più importanti processi amministrativi.Come sopra: il dato deve nascere ed esistere soltanto digitalmente; Le applicazioni digitali che sostituiscono quelle tradizionali devono essere utilizzate per ogni nuova pratica; ogni pratica nata precedentemente o viene trattata ancora secondo il vecchio processo, o viene reinserito nel circolo digitale alla prima necessità.La scelta tra i due metodi deve essere fatta in base alla previsione di quante pratiche ante-digitale dovranno in pprevisione essere trasferite al digitale, o andranno a morire su carta.1.3 Come usare le tecnologie disponibili per ridurre il numero dei datacenter pubblici incrementando sicurezza e qualità del servizio erogato.

Certamente occorre adottare standard aperti (leggi OpenStack, etc.) per evitare il lock-in della PA su un particolare fornitore di tecnologie.

Inoltre occorre proteggere i dati dei cittadini, e per questo è difficilmente accettabile l’outsourcing dei datacenter ed il delegare la gestione della sicurezza di infrastrutture così complesse.

La PA deve fare l’insourcing del know-how necessario al padroneggiare sia i datacenter che le tecnologiie di virtualizzazione che la gestione della sicurezza delle informazioni in tutto il loro ciclo di vita. È ASSOLUTAMENTE IMPENSABILE l’idea di delegare fornitori terzi (tra cui i soliti noti …) a gestire e garantire la protezione delle informazioni.

1.4 Come rendere sempre possibile ed economico lo scambio di dati e informazioni tra amministrazioni.

Open standard, open standard, ed ancora open standard.

E formati aperti pubblicati ed accessibili a qualunque fornitore.

1.5 Come gestire in forma totalmente digitale tutti i pagamenti della PA sia in entrata sia in uscita.

Come fanno tutti: accettando pagamenti elettronici, mediante home banking e carte di credito.

1.6 Come introdurre competenze e consapevolezza dell’utilizzo degli strumenti informatici nella scuola e nei programmi scolastici.

Formando i formatori: è indispensabile incentivare le scuole ed i docenti a formarsi ed acquisire le necessarie competenze, ed introdurre nel Piano dell’Offerta Formativa le appropriate competenze.

È FONDAMENTALE CHE LA SCUOLA COMPRENDA CHE LA SICUREZZA NON È TECNOLOGIA.


2) Open Government 2.1 Come favorire la partecipazione dei cittadini e la cittadinanza attiva.Raccolte digitale delle firme per la proposta di referendum abrogativi e di leggi di iniziativa popolare.2.2 Come favorire l’accesso, la divulgazione e l’uso di dati pubblici e la loro corretta interpretazione.

Pubblicazione di dati grezzi sotto licenza OpenData, ed integrazione di tali dati con quelli richiesti dal pubblico.

Estensione dei dati pubblicati dall’ISTAT.

Realizzazione di un sistema per la realizzazione di interrogazioni personalizzate da parte del pubblico.

2.3 Come favorire accountability e controllo sociale sull’operato della Pubblica Amministrazione.

(Vedi 2.2)

2.4 Come favorire la collaborazione e la partnership tra i diversi attori sociali, economici, culturali e istituzionali.

Responsabilizzazione: nel momento in cui gli onori non saranno più ‘diritti acquisiti’, ma funzione degli oneri, delle responsabilità e dei rischi, ogni persona sarà motivata a darsi obiettivi concreti ed a raggiungerli.

2.5 Come favorire la sussidiarietà orizzontale, la collaborazione e la partecipazione nel settore chiave del turismo e del corretto uso dei beni culturali e ambientali nell’ambito di un’offerta territoriale sempre più integrata per lo sviluppo sostenibile dei territori.

Condivisione delle informazioni, realizzazione di sistemi informativi unificati, libera concorrenza di mercato e soprattutto controllo dell’efficacia ed efficienza dell’utilizzo delle risorse.


3) Revisione della spesa pubblica 3.1 Come introdurre strumenti di procurement innovativo e Partnership Pubblico-Privato per la fornitura di servizi e prodotti innovativi che permettono risparmi.Valorizzare le eccellenze sul territorio, prendere a riferimento le buone pratiche delle amministrazioni locali, e prevedere incentivi per miglioramenti rispetto ai parametri di riferimento.

Eliminare ogni requisito che possa portare al vendor lock-in.

Lasciare alle PA locali ogni margine conseguito rispetto ai parametri presi a riferimento.

3.2 Come gestire meglio il patrimonio immobiliare pubblico aumentandone l’efficienza e la sostenibilità ambientale

pubblicazione dei valori di mercato per prezzi ed affitti, e dei valori attuali dei prezzi di vendita e di affitto.

Utilizzo di revisori esterni che valutino la correttezza delle valutazioni e dell’operato dei pubblici amministratori.

Ovviamente, licenziamento dalla PA di qualsiasi dipendente che abbia perseguito interessi personali nello svolgimento dei propri incarichi.

3.3 Come rendere più efficienti i servizi pubblici locali a rete.

Centralizzazione dei workflow con pubblicazione delle interfacce per agganciarsi ai sistemi informativi della PA, in modo da poter fornire ai cittadini ed alle imprese dei servizi informatizzati di base a cui agganciare il proprio business.

3.4 Come combattere l’evasione e l’elusione dei tributi locali.

Non ammettere alle gare per le forniture pubbliche ogni azienda che abbia, a qualsiasi livello della proprietà, società in paradisi fiscali od assimilati.

Pubblicazione on-line di ogni gara, di ogni aggiudicatario e dei verbali di aggiudicazione.

Pubblicazione on-line dei parametri di qualità di ogni fornitore e di ogni commessa, in modo che il cittadino possa verificare quanto la qualità erogata dai fornitori sia all’altezza dei requisiti; inoltre, pubblicazione on-line dei livelli di servizio, del loro raggiungimento e dell’effettiva applicazione delle penali contrattuali.

3.5 Come ottenere risparmi con l’introduzione della identità digitale unificata e dell’anagrafe nazionale della popolazione residente.

Cos’è? Una tautologia? I risparmi si conseguono <<con l’introduzione della identità digitale unificata e dell’anagrafe nazionale della popolazione residente>>.

Unificare la carta d’identità, il codice fiscale, la tessera sanitaria, la patente, la tessera dei mezzi pubblici, etc. etc. etc. porta ad economie di scala nella quantità di supporti (tessere) da gestire, nella quantità di sistemi preposti alla gestione dell’anagrafe, e nella quantità di persone da adibire alla gestione delle identità.

Inoltre sparirebbero i problemi legati all’allineamento e sincronizzazione delle basi dati e al disallinamento dei dati.

3.6 Come usare l’innovazione istituzionale, organizzativa e tecnologica per un welfare e una sanità sostenibile.

In parte, vedi 3.1.


4) Sviluppo del tessuto produttivo locale 4.1 Come favorire lo sviluppo di un’imprenditoria moderna e innovativa fondata su la collaborazione e le reti di impresa.

La PA deve mettere a disposizione dell’impresa tutti i servizi di supporto alla gestione del rapporto con la PA: contabilità, amministrazione, burocrazia, gestione del bilancio, incasso crediti e pagamento delle imposte, notifica e gestione delle scadenze, ed indicazione dei contatti per ogni esigenza e pratica non standard.

Ciò include anche l’apertura e chiusura delle imprese, e la gestione dell’assetto societario completamente on-line, grazie all’identità digitale del cittadino.

Quanto sopra porterebbe ad una drastica riduzione dei costi per tutti i consulenti e professionisti che le imprese sono costrette a pagare per mediare il proprio rapporto con la PA.

4.2 Come promuovere l’internazionalizzazione delle imprese.

La PA deve divenire proattiva nei confronti delle imprese, segnalando ogni opportunità, agevolazione ed incentivazione, semplificando l’accesso alle pratiche ed al disbrigo della burocrazia.

4.3 Come favorire la digitalizzazione delle PMI attraverso la formazione delle competenze digitali.

Riduzione di tributi ed imposte per tutte le aziende che stabiliscono un rapporto digitale con la PA, che a loro volta ridurrebbero i costi di gestione per la PA stessa.

4.4 Come ridurre effettivamente gli oneri burocratici per le imprese attraverso la semplificazione degli adempimenti amministrativi.

Vedi 4.1 e 4.3.

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Come informatizzare un processo nel peggiore dei modi sabato 19 gennaio 2013

Posted by andy in Miglioramento.
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Faccio riferimento alla recente notizia per cui sono state annullate per un vizio di forma 110 condanne del processo ‘Infinito’ sulle cosche della ‘Ndrangheta.

Senza entrare nel merito della questione, ciò che vorrei analizzare in questo post è il processo informativo che ha portato a questo risultato.

Iniziamo a vedere cosa è accaduto: al momento della stampa della sentenza, delle 900 pagine del documento non ne sono stampate 120; può essersi trattato di un problema legato alla stampante o al processo informatico della stampa.

OK, può accadere nelle migliori famiglie, figuriamoci con un documento alto come un tomo di un’enciclopedia: appena ce ne si accorge, basta stampare le pagine mancanti e completare il documento stampato.

Purtroppo la Cassazione ha ritenuto non ammissibile secondo la legge l’integrazione del documento, con la conseguente invalidazione dell’intera sentenza e l’annullamento delle condanne che conteneva.

Vale la pena considerare alcuni effetti rilevanti di questo incidente:

  1. lo scopo del processo organizzativo della Giustizia non è stato raggiunto: lo Stato ha fatto lavorare moltissime persone (forse dell’ordine, magistrati, personale di cancelleria, commessi, fornitori esterni, etc.), utilizzato mezzi e risorse, ed ha realizzato sistemi informativi locali e nazionali per nulla;
  2. il costo per lo Stato di quanto sopra, sviluppato sui circa due anni dell’attività, non si calcola in centinaia di migliaia, ma in milioni di Euro;
  3. aggiungo anche la demotivazione di tutte le persone che hanno collaborato all’attività, che vedono vanificare e perdere di significato una parte importante della propria vita lavorativa.

E questi sono i fatti; veniamo ora alla sostanza del processo (non giudiziario, ma organizzativo) secondo cui è stato prodotto questo documento ‘incriminato’.

Provimao a chiederci quale sia stata la causa di questo problema:

  • è stata colpa della stampante? O di chi l’ha scelta? O di chi ne faceva la manutenzione?
  • o di qualche persona che non ha pensato di contare le pagine una per una per verificare che fossero state stampate tutte quante, e che fossero conformi all’originale?
  • o forse del programma di stampa, del sistema operativo, o della rete?
  • o forse la causa è un altra?

Mi permetto di osservare che l’Italia fa parte del G8, e che quindi occupa nel mondo una posizione che va oltre quella che poteva avere nel medio evo, e che il Governo da anni promuove (o almeno fà finta di farlo) l’efficienza dei propri organi, anche attraverso l’informatizzazione; a questo scopo sono prodotte delle leggi, tra cui il Codice per l’Amministrazione Digitale (CAD) e spese delle intere fortune per supportare questa evoluzione.

Vediamo ora come il nostro Governo ha pensato di informatizzare questo particolare processo della Giustizia:

Al magistrato è stato fornito un computer con un sistema operativo ed un programma per redigere testi, una stampante ed una rete locale per far parlare tra di loro il computer e la stampante; se la stampante è di tipo dipartimentale, probabilmente tra computer, software, infrastruttura e stampante stiamo parlando di alcune decine di migliaia di Euro.

Aggiungiamo poi i costi per l’acquisto, per l’installazione e per i servizi di conduzione e manutenzione dell’infrastruttura e del sistema.

Ed ora vediamo la sequenza delle operazioni:

  1. Il magistrato, utilizzando il computer in dotazione, redige il documento della sentenza, lo salva sul disco locale, e quindi lo manda in stampa;
  2. la stampante fa il suo mestiere (purtroppo in questo caso l’ha fatto male);
  3. il magistrato avrebbe dovuto controllarsi, una per una, tutte le 900 pagine del documento stampato, confrontandole con l’originale digitale per verificare la conformità dello stampato (cosa che per qualche motivo non è stata possibile fare);
  4. il documento viene firmato e timbrato al fine di autenticarlo;
  5. il documento stampato viene depositato in cancelleria;
  6. la cancelleria effettua la scansione del documento (tipicamente senza farne l’OCR), ed archivia la nuova versione digitale;
  7. l’avvocato della parte interessata viene in cancelleria, paga i diritti di copia previsti dalla legge, e si porta a casa un CD contenente la scansione del documento del magistrato (fino a non molto tempo fa si sarebbe portato via una copia cartacea delle 900 pagine della sentenza);

Ad averne voglia, si potrebbe anche fare l’esercizio di provare a cacolare quanto tempo uomo occorre per effettuare tutte queste operazioni, ma mi affido all’intuizione del lettore per comprendere che non stiamo parlando di una sola persona e di secondi o minuti …

Come è facile intuire, tutto questo processo non è frutto del caso, ed a monte di tutti gli investimenti fatti c’è sicuramente un gruppo di persone adeguatamente remunerate che hanno dedicato parecchio tempo a pensare, analizzare, progettare, riunirsi, confrontarsi, deliberare, documentare, etc. per poi fare i necessari investimenti su base nazionale per realizzare quanto analizzato, progettato e deliberato. Ovviamente queste persone sono partite e si sono basate sulle leggi e sulle linee guida stabilite dal Governo con il CAD.

Proviamo ora ad immaginare un flusso informativo diverso, come potremmo dire … informatizzato! Ecco, si, utilizziamo questo termine: un flusso informativo informatizzato:

  1. il magistrato redige il uo documento utilizzando gli strumenti che gli sono stati messi a disposizione;
  2. il magistrato salva su un CD il documento prodotto;
  3. il magistrato deposita in cancelleria il CD;
  4. l’avvocato interessato passa in cancelleria e chiede una copia del CD.

Non male! abbiamo già risparmiato il denaro per stampanti e scanner, e per tutto il tempo necessario per stampare e verificare lo stampato, per movimentare ed archiviare la carta, e per farne la scansione.

Ma così non è abbastanza, e purtroppo non può funzionare: sul documento digitale prodotto dal magistrato mancano timbri e firme.

Facciamo allora un altro passo, e rivediamo ulteriormente il processo:

  1. il magistrato redige il documento;
  2. il magistrato firma digitalmente il documento prodotto;
  3. il magistrato invia telematicamente (salvandolo su un server, inviandolo via e-mail, o altro) il documento firmato
  4. l’avvocato paga via Internet con la propria carta di credito i diritti di copia;
  5. l’avvocato riceve una copia del file firmato digitalmente via e-mail (oppure riceve i riferimenti per scaricarne via Internet una copia da un server);

Potrebbe funzionare: la legge riconosce l’equivalenza della firma digitale rispetto a firme autografe e timbri; allora forse tutto il processo è bloccato dalla mancanza di una smart card per firmare digitalmente il documento … ebbene, NO! Il magistrato è stato dotato dallo Stato anche di una smart card, del relativo lettore, e del relativo servizio di installazione e configurazione del suo computer.

Viene allora da chiedersi perché il magistrato non abbia pensato di firmare digitalmente il proprio documento e di depositarlo così com’è in cancelleria:

  • non è capace?
  • nessuno gli ha insegnato come fare?
  • è pigro?

Ebbene, niente di tutto questo! Semplicemente, chi ha riprogettato l’informatizzazione dei processi della Giustizia si è ‘dimenticato’ di modificare la legge per cui il documento che fà fede e che ha valore legale è ancora di carta! Anche se il magistrato avesse firmato digitalmente il suo documento originale, avrebbe comunque dovuto stamparlo, firmarlo, timbrarlo e depositare la carta in cancelleria!

Vogliamo chiederci quale danno questi grandi e ben retruibuiti professori a Roma hanno portato alle finanze dello stato per questa piccola ‘svista’? Oltre al loro stipendio (ed emolumenti vari, e non voglio sapere quante consulenze esterne sono state commissionate!), questi signori hanno caricato i contribuenti dei costi per:

  • migliaia di stampanti dipartimentali;
  • migliaia di tonnellate di carta;
  • migliaia di giorni uomo per la movimentazione ed archiviazione della carta;
  • ovviamente, i costi per gli archivi, per i relativi impianti di protezione, etc.
  • migliaia di giorni di ritardo nella giustizia a causa dei tempi necessari per movimentare la carta;
  • migliaia di giorni uomo sprecati dagli avvocati e dalle loro segretarie per richiedere le copie degli atti;
  • migliaia di masterizzatori;
  • migliaia di supporti (CD, DVD, etc.) che si sarebbero potuti evitare con trasferimenti telematici
  • … devo andare avanti …?

In conclusione, l’errore alla base de problema occorso è uno solo: occorre capire che l’informatizzazione non deve replicare i flussi informativi cartacei esistenti, bensí li deve eliminare!

A proposito! Occorre anche ricordare che la legge promuove la dematerializzazione, ovverosia l’eliminazione della necessità di produrre, gestire ed archiviare la carta; dove è possibile ritrovare questo aspetto nei processi informatizzati riprogettati da questi grandi professionisti, professori e consulenti?

Forse se i cittadini iniziassero a chiedere a costoro di rimborsare il danno provocato alle finanze dello Stato, molti imparerebbero a pensare di più e a spendere di meno.

 

Perché la nostra PA è così refrattaria ad un vero processo di informatizzazione mercoledì 14 marzo 2012

Posted by andy in Internet e società.
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Si parla molto di eGovernment; spesso si fanno confronti tra la situazione dell’Italia e quella di altri paesi, e sorge spontaneo chiedersi come mai altri siano più avanti del nostro, a volte anche molto.

Certamente vi sono ragioni storiche, che in qualche modo si riflettono sul corpus normativo e sulla classe politica.

Senza pretese di completezza, porto qualche pillola di esperienza, e qualche considerazione, sul perché la nostra PA è così refrattaria ad un vero processo di informatizzazione:
Senza fare confronti specifici tra l’Italia e gli altri paesi, posso dire che qui da noi, tendenzialmente, l’informatizzazione dei processi viene realizzata ‘informatizzando’ gli attuali flussi informativi.
Questo significa che se in origine un processo prevedeva che il documento D dovesse andare dall’ufficio A all’ufficio B, ed in copia all’ufficio C, l’informatizzazione del processo viene realizzata inviando una email dall’ufficio A all’ufficio B, e per conoscenza all’ufficio C, senza capire che è molto più semplice conservare il documento in un unico posto, ed aprendo e chiudendo gli accessi ai vari attori con gli opportuni tempi e le opportune autorizzazioni (le implicazioni sono chiare).
Ovviamente in qualche punto della catena è previsto per legge che ad una copia debba essere apposto il timbro e la vidimazione dell’ufficio, per cui qualcuno stampa una copia del documento elettronico, lo timbra, lo firma e lo mette in archivio.

Senza contare che alcuni intendono con ‘informatizzazione’ la scansione e l’archiviazione di documenti cartacei (così di fatto inutilizzabili dal punto di vista informatico, in quanto non indicizzabili), invece che mantenere e conservare i documenti originali elettronici.

Le ragioni possono essere molte; alcune di quelle che ho personalmente riscontrato sono:

  • necessità di mantenere i posti di lavoro; una sana informatizzazione elimina la necessità della manovalanza e libera risorse;
  • rifiuto da parte del personale di comprendere e adeguarsi a nuovi modi di pensare e di lavorare (per pigrizia o corporativismo sindacale);
  • difficoltà, ostacoli e tempi biblici nel modificare il corpus legislativo per adeguare le norme alle opportunità offerte dalle nuove tecnologie;
  • estrema rigidità della PA nel riqualificare le persone per spostarle da incarichi divenuti obsoleti ed inutili verso posizioni più utili e produttive;
  • difficoltà nell’incentivare le persone ad accettare incarichi diversi da quello storico assegnato (sia per l’impossibilità di riconoscere scatti di livello e/o incentivi economici, sia per le gelosie dei colleghi che non sono disposti ad accettare che qualcuno possa ottenere trattamenti diversi dagli altri);
  • prevenzione ed ignoranza sulla protezione delle informazioni: molte persone si sentono più sicure con una montagna di carta conservata nel proprio ufficio piuttosto che con dei documenti elettronici criptati e conservati su server ben blindati;
  • presunzione di proprietà dei dati: molte persone ritengono di essere proprietari dei dati che trattano, dimenticandosi invece che i dati sono della PA e loro sono soltanto degli incaricati, che possono dover essere sostituiti in svariati frangenti (malattia, pensione, un bel 6 al SuperEnalotto, …).