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“Prendiamo impegni troviamo soluzioni” – Call for solution di FORUM PA domenica 16 febbraio 2014

Posted by andy in Pubblica Amministrazione, Uncategorized.
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Sono esterrefatto dal bando che è stato pubblicato da ForumPA.

Da una parte apprezzo moltissimo l’iniziativa per raccogliere idee e soluzioni da portare all’attenzione della PA.

La cosa sconvolgente è che la nostra PA da decenni fa programmi, recepisce indicazioni (a volte in forma coatta!), ma il massimo che riesce ad ‘inventare’ è la PEC.

E per tutto questo stipendiamo, da decenni, ministri e ministeri, segretari, sottosegretari, direttori generali, consulenti, specialisti …

… ma proviamo a guardare gli argomenti oggetti di invito a dare proposte:

1) PA digitale 1.1 Come dematerializzare efficacemente archivi e documenti mantenendone l’accessibilità e la corretta memoria.I produttori sono tanti, con hardware e software più o meno sofisticati e costosi; il problema è che occorre far sparire la carta nel ciclo di vita delle informazioni.L’approccio più pratico, a lungo termine, è quello di ricodificare i documenti cartacei, ogni qualvolta tornano ad essere ‘vivi’, ed oggetto di aggiornamento.Tutto il resto della carta deve essere sottoposto a scansione prima della distruzione (sempre che l’informazione abbia ancora un valore legale o storico).1.2 Come realizzare veramente lo switch-off al digitale per i più importanti processi amministrativi.Come sopra: il dato deve nascere ed esistere soltanto digitalmente; Le applicazioni digitali che sostituiscono quelle tradizionali devono essere utilizzate per ogni nuova pratica; ogni pratica nata precedentemente o viene trattata ancora secondo il vecchio processo, o viene reinserito nel circolo digitale alla prima necessità.La scelta tra i due metodi deve essere fatta in base alla previsione di quante pratiche ante-digitale dovranno in pprevisione essere trasferite al digitale, o andranno a morire su carta.1.3 Come usare le tecnologie disponibili per ridurre il numero dei datacenter pubblici incrementando sicurezza e qualità del servizio erogato.

Certamente occorre adottare standard aperti (leggi OpenStack, etc.) per evitare il lock-in della PA su un particolare fornitore di tecnologie.

Inoltre occorre proteggere i dati dei cittadini, e per questo è difficilmente accettabile l’outsourcing dei datacenter ed il delegare la gestione della sicurezza di infrastrutture così complesse.

La PA deve fare l’insourcing del know-how necessario al padroneggiare sia i datacenter che le tecnologiie di virtualizzazione che la gestione della sicurezza delle informazioni in tutto il loro ciclo di vita. È ASSOLUTAMENTE IMPENSABILE l’idea di delegare fornitori terzi (tra cui i soliti noti …) a gestire e garantire la protezione delle informazioni.

1.4 Come rendere sempre possibile ed economico lo scambio di dati e informazioni tra amministrazioni.

Open standard, open standard, ed ancora open standard.

E formati aperti pubblicati ed accessibili a qualunque fornitore.

1.5 Come gestire in forma totalmente digitale tutti i pagamenti della PA sia in entrata sia in uscita.

Come fanno tutti: accettando pagamenti elettronici, mediante home banking e carte di credito.

1.6 Come introdurre competenze e consapevolezza dell’utilizzo degli strumenti informatici nella scuola e nei programmi scolastici.

Formando i formatori: è indispensabile incentivare le scuole ed i docenti a formarsi ed acquisire le necessarie competenze, ed introdurre nel Piano dell’Offerta Formativa le appropriate competenze.

È FONDAMENTALE CHE LA SCUOLA COMPRENDA CHE LA SICUREZZA NON È TECNOLOGIA.


2) Open Government 2.1 Come favorire la partecipazione dei cittadini e la cittadinanza attiva.Raccolte digitale delle firme per la proposta di referendum abrogativi e di leggi di iniziativa popolare.2.2 Come favorire l’accesso, la divulgazione e l’uso di dati pubblici e la loro corretta interpretazione.

Pubblicazione di dati grezzi sotto licenza OpenData, ed integrazione di tali dati con quelli richiesti dal pubblico.

Estensione dei dati pubblicati dall’ISTAT.

Realizzazione di un sistema per la realizzazione di interrogazioni personalizzate da parte del pubblico.

2.3 Come favorire accountability e controllo sociale sull’operato della Pubblica Amministrazione.

(Vedi 2.2)

2.4 Come favorire la collaborazione e la partnership tra i diversi attori sociali, economici, culturali e istituzionali.

Responsabilizzazione: nel momento in cui gli onori non saranno più ‘diritti acquisiti’, ma funzione degli oneri, delle responsabilità e dei rischi, ogni persona sarà motivata a darsi obiettivi concreti ed a raggiungerli.

2.5 Come favorire la sussidiarietà orizzontale, la collaborazione e la partecipazione nel settore chiave del turismo e del corretto uso dei beni culturali e ambientali nell’ambito di un’offerta territoriale sempre più integrata per lo sviluppo sostenibile dei territori.

Condivisione delle informazioni, realizzazione di sistemi informativi unificati, libera concorrenza di mercato e soprattutto controllo dell’efficacia ed efficienza dell’utilizzo delle risorse.


3) Revisione della spesa pubblica 3.1 Come introdurre strumenti di procurement innovativo e Partnership Pubblico-Privato per la fornitura di servizi e prodotti innovativi che permettono risparmi.Valorizzare le eccellenze sul territorio, prendere a riferimento le buone pratiche delle amministrazioni locali, e prevedere incentivi per miglioramenti rispetto ai parametri di riferimento.

Eliminare ogni requisito che possa portare al vendor lock-in.

Lasciare alle PA locali ogni margine conseguito rispetto ai parametri presi a riferimento.

3.2 Come gestire meglio il patrimonio immobiliare pubblico aumentandone l’efficienza e la sostenibilità ambientale

pubblicazione dei valori di mercato per prezzi ed affitti, e dei valori attuali dei prezzi di vendita e di affitto.

Utilizzo di revisori esterni che valutino la correttezza delle valutazioni e dell’operato dei pubblici amministratori.

Ovviamente, licenziamento dalla PA di qualsiasi dipendente che abbia perseguito interessi personali nello svolgimento dei propri incarichi.

3.3 Come rendere più efficienti i servizi pubblici locali a rete.

Centralizzazione dei workflow con pubblicazione delle interfacce per agganciarsi ai sistemi informativi della PA, in modo da poter fornire ai cittadini ed alle imprese dei servizi informatizzati di base a cui agganciare il proprio business.

3.4 Come combattere l’evasione e l’elusione dei tributi locali.

Non ammettere alle gare per le forniture pubbliche ogni azienda che abbia, a qualsiasi livello della proprietà, società in paradisi fiscali od assimilati.

Pubblicazione on-line di ogni gara, di ogni aggiudicatario e dei verbali di aggiudicazione.

Pubblicazione on-line dei parametri di qualità di ogni fornitore e di ogni commessa, in modo che il cittadino possa verificare quanto la qualità erogata dai fornitori sia all’altezza dei requisiti; inoltre, pubblicazione on-line dei livelli di servizio, del loro raggiungimento e dell’effettiva applicazione delle penali contrattuali.

3.5 Come ottenere risparmi con l’introduzione della identità digitale unificata e dell’anagrafe nazionale della popolazione residente.

Cos’è? Una tautologia? I risparmi si conseguono <<con l’introduzione della identità digitale unificata e dell’anagrafe nazionale della popolazione residente>>.

Unificare la carta d’identità, il codice fiscale, la tessera sanitaria, la patente, la tessera dei mezzi pubblici, etc. etc. etc. porta ad economie di scala nella quantità di supporti (tessere) da gestire, nella quantità di sistemi preposti alla gestione dell’anagrafe, e nella quantità di persone da adibire alla gestione delle identità.

Inoltre sparirebbero i problemi legati all’allineamento e sincronizzazione delle basi dati e al disallinamento dei dati.

3.6 Come usare l’innovazione istituzionale, organizzativa e tecnologica per un welfare e una sanità sostenibile.

In parte, vedi 3.1.


4) Sviluppo del tessuto produttivo locale 4.1 Come favorire lo sviluppo di un’imprenditoria moderna e innovativa fondata su la collaborazione e le reti di impresa.

La PA deve mettere a disposizione dell’impresa tutti i servizi di supporto alla gestione del rapporto con la PA: contabilità, amministrazione, burocrazia, gestione del bilancio, incasso crediti e pagamento delle imposte, notifica e gestione delle scadenze, ed indicazione dei contatti per ogni esigenza e pratica non standard.

Ciò include anche l’apertura e chiusura delle imprese, e la gestione dell’assetto societario completamente on-line, grazie all’identità digitale del cittadino.

Quanto sopra porterebbe ad una drastica riduzione dei costi per tutti i consulenti e professionisti che le imprese sono costrette a pagare per mediare il proprio rapporto con la PA.

4.2 Come promuovere l’internazionalizzazione delle imprese.

La PA deve divenire proattiva nei confronti delle imprese, segnalando ogni opportunità, agevolazione ed incentivazione, semplificando l’accesso alle pratiche ed al disbrigo della burocrazia.

4.3 Come favorire la digitalizzazione delle PMI attraverso la formazione delle competenze digitali.

Riduzione di tributi ed imposte per tutte le aziende che stabiliscono un rapporto digitale con la PA, che a loro volta ridurrebbero i costi di gestione per la PA stessa.

4.4 Come ridurre effettivamente gli oneri burocratici per le imprese attraverso la semplificazione degli adempimenti amministrativi.

Vedi 4.1 e 4.3.

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Business Continuity e Disaster Recovery nella PA sabato 30 novembre 2013

Posted by andy in Business Continuity, Pubblica Amministrazione.
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Il 18 novembre scorso l’Agenzia per l’Italia Digitale (DigitPA) ha pubblicato una serie di indicazioni sulla continuità operativa dei propri processi di business.

Colgo l’occasione per fare qualche considerazione che, ahimé, vedo che sfgge ai più, e tutto sommato credo anche alla DigitPA: pur accennando che “La sfera di interesse della continuità operativa va oltre il solo ambito informatico, interessando l’intera funzionalità di un’organizzazione”, si concentra essenzialmente sui soli aspetti informatici.

Inoltre produce una quantità di documenti, modelli e procedure che vanno ampiamente al di là delle competenze e delle disponibilità di tempo e di risorse degli enti coinvolti e dei relativi referenti.

La scadenza prefissata di 15 mesi dall’emissione del decreto è stata ampiamente superata senza che le PA possano garantire ai cittadini una reale continuità dei propri servizi.

Come ai tempi del DPS ci si concentrava sulla sicurezza delle informazioni limitandosi soltanto all’aspetto informatico, oggi si pensa alla continuità operativa (ed al disaster recovery come suo processo di supporto) limitandosi agli aspetti informatici.

Certamente al giorno d’oggi non è possibile pensare alla continuità operativa di qualunque processo o servizio pubblico senza includere come elemento essenziale l’IT (altrettanto vale, naturalmente, per la sicurezza delle informazioni).

Tuttavia noto che ci sta concentrando da anni praticamente esclusivamente sull’IT, dimenticando che questo è soltanto uno strumento di supporto ai processi di business.

Purtroppo si progettano sistemi ed architetture a prova di qualsiasi cosa, senza considerare che, in caso di disastro, l’unica cosa che rimarrebbe in piedi sarebbe probabilmente proprio l’IT.

Certamente ci si dimentica che i disastri possono essere anche non distruttivi, ma biologici: un’importante epidemia di influenza potrebbe mettere in ginocchio molti processi di business, così come potrebbero farlo seri rischi di attentato.

Ogni tanto provo a chiedere cosa accadrebbe un qualunque lunedì mattina se durante il week-end il palazzo di Giustizia dovesse crollare, o semplicemente divenire completamente inagibile per una qualsiasi ragione (rischio epidemico, rischio bomba, o altro).

Tutto il personale operativo non potrebbe accedere ai propri uffici ed alle proprie postazioni di lavoro; ci si troverebbe quindi nella situazione in cui l’informatica sarebbe perfettamente efficiente, ma non potrebbe essere utilizzata da nessuno.

E nel frattempo ci si troverebbe con code di cittadini ed avvocati che attandono le proprie udienze, persone che attendono di essere scarcerate entro i termini di legge, ed altre per cui devono essere convalidati per tempo i relativi fermi, pena la loro liberazione.
Altre persone potrebbero avere la necessità di ottenere certificati per poter essere assunti, o per convalidare un permesso di soggiorno.

Cosa accadrebbe in caso di indisponibilità degli uffici del Comune, della Regione, e così via?

Già un giorno di chiusura potrebbe procurare danni seri, ma se invece di un giorno si dovesse trattare di una o più settimane, il disastro sarebbe probabilmene irreparabile.

In sostanza, nessuno pensa alla continuità operativa legata al processo, una continuità che potrebbe essere assicurata anche con semplici ed economici accordi con altri enti pubbliici (ad esempio, quelli del Comune), e con i Vigili Urbani, per informare ed instradare gli utenti verso le nuove modalità operative.

Troppo spesso manca purtroppo una visione d’insieme, e si lascia l’onere di gestire la continuità ai responsabili dei vari servizi, che per forza di cose hanno visibilità soltanto sulle aree di propria competenza.

Tra le cause occorre certamente annoverare:

  • la mancanza di una visione d’insieme da parte delle istituzioni, che non affrontando concretamente il problema, non riescono a fare sistema, sfruttando le opportunità di collaborazione tra i diversi enti;
  • la mancanza di risorse specifiche per la progettazione e la gestione dei piani di continuità (occorrono dei professionisti del settore, e non la buona volontà dei referenti che si rimboccano le maniche per imparare una materia che esula completamente dai propri compiti istituzionali);
  • la mancanza di risorse da dedicare alla formazione del personale, per la gestione, manutenzione e prova dei piani di continuità;
  • l’eccesso di risorse destinate all’IT, dimenticando che l’IT è soltanto uno degli strumenti di supporto ai processi di business, e non l’unico.

 

 

Quanto siamo affezionati al bollino sulla patente martedì 26 marzo 2013

Posted by andy in Miglioramento, Pubblica Amministrazione.
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Circa 30 anni fa conobbi dei trasportatori turchi, e non ricordo come finimmo con il parlare delle patenti di guida (forse, tanto per ridere, per vedere come eravamo stati ritratti nelle diverse foto tessera).

Io mostrai la mia: la cara vecchia patente color rosa, coperta di bolli di rinnovo e di tasse di concessione.

Vidi nei loro occhi una strana luce: mi stavano guardando come se fossi un uomo di Neanderthal …

E poi capii, quando mi mostrarono la loro patente: era di plastica, ed aveva tutto l’aspetto di una carta di credito.

Siamo nel 2013, e pare che da quest’anno diverrà obbligatoria la ‘patente europea’ (ovverosia la tessera di plastica in formato carta di credito), e quindi anche quelle storiche di carta telata rosa dovranno essere sostituite.

‘Finalmente stiamo passando dal medioevo all’era moderna!’, ho pensato.

Niente più ‘bolli’ da appiccicare!

E invece no! L’italiano non può vivere senza carta e bolli!

Non ci credete? Ebbene, sulla nuova patente europea, il rinnovo periodico viene attestato dall’apposizione di un bollino sul retro della patente!

Se non vivessi qui e mi raccontassero una cosa del genere, penserei certamente ad uno scherzo!

Comunque sul certificato medico di rinnovo della patente ci sono:

  • N. 5 timbri, di varia foggia,
  • N. 2 firme
  • N. 1 marca da bollo
  • N. 1 fototessera (OK, questa può servire sul serio!)

 

Il nuovo CAD e la continuità operativa: un nuovo DPS? giovedì 21 febbraio 2013

Posted by andy in Business Continuity, Pubblica Amministrazione.
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Il 22 Dicembre 2010 è stato definitivamente approvato il nuovo CAD (Codice per l’Amministrazione Digitale).

Oltre ai tanti obiettivi di qualità, efficienza e riduzione dei costi, all’art. 50 bis il testo prevede l’obbligo per tutti gli enti e le strutture della PA di dotarsi. entro 15 mesi, di un piano di continuità operativa e di uno per il disaster recovery.

I 15 mesi stanno per scadere, e ci si viene a trovare in una situazione analoga a quella in cui scattò l’obbligo della redazione del DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza), previsto dal D.Lgs. 196/2003, e obbligatorio a decorrere dal 31 Marzo 2006.

Seppur con meno fibrillazione della precedente scadenza per il DPS, qualcosa inizia a muoversi; proverò a fare il punto su quali siano realmente le implicazioni dell’art. 50 bis ed a scattare una fotografia sui diversi approcci emergenti, così da consentire a chi non avesse provato ad analizzare la situazione da vari punti di vista possa collocare l’approccio adottato e valutare le alternative.

Focalizziamoci in primo luogo su quali siano realmente gli obblighi: le pubbliche amministrazioni devono definire:

a) il piano di continuità operativa, che fissa gli obiettivi e i principi da perseguire, descrive le procedure per la gestione della continuità operativa, anche affidate a soggetti esterni. Il piano tiene conto delle potenziali criticità relative a risorse umane, strutturali, tecnologiche e contiene idonee misure preventive. Le amministrazioni pubbliche verificano la funzionalità del piano di continuità operativa con cadenza biennale;

b) il piano di disaster recovery, che costituisce parte integrante di quello di continuità operativa di cui alla lettera a) e stabilisce le misure tecniche e organizzative per garantire il funzionamento dei centri di elaborazione dati e delle procedure informatiche rilevanti in siti alternativi a quelli di produzione. DigitPA, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, definisce le linee guida per le soluzioni tecniche idonee a garantire la salvaguardia dei dati e delle applicazioni informatiche, verifica annualmente il costante aggiornamento dei piani di disaster recovery delle amministrazioni interessate e ne informa annualmente il Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione.

Venendo ora ai principali approcci che riscontro, i più rilevanti appaiono essere i seguenti:

  1. l’ufficio non fa nulla, per la mancanza di risorse;
  2. l’ufficio prova ad analizzare realmente quali siano i punti su cui può intervenire.
  3. l’ufficio si affida ai fornitori, che garantiscono la compliance normativa attraverso la semplice adozione di soluzioni commerciali hardware e/o software.

L’approccio 1. può essere comprensibile: in effetti con i continui tagli alle risorse degli ultimi anni, e con quelli che prevedibilmente continueranno ad arrivare, gli uffici si trovano spesso talmente oberati di lavoro che non risulta fattibile distogliere risorse dai propri incarichi per affrontare, gestire e portare a compimento un progetto di questo tipo. In effetti, qualsiasi progetto non può ragionevolmente essere avviato senza la preventiva assegnazione di adeguate risorse.

Approccio 2: è l’ideale; si affronta oggettivamente il problema, si effettua una spassionata analisi dei rischi, e sulla base delle priorità e delle disponibilità si definisce un piano per gli interventi possibili;

L’approccio 3 è il più pericoloso: l’obiettivo passa dall’interesse della PA all’interesse del fornitore, che tende a massimizzare il proprio ritorno riducendo i costi e massimizzare i margini; a seconda dei casi, al cliente verranno proposte soluzioni che saranno un mix di consulenze, hardware e software.

Ovviamente niente è mai così semplice e definito, e le situazioni reali fanno spesso un mix dei vari approcci, fondendo i vari approcci, in base alle capacità e disponibilità dei referenti degli uffici, e dalla capacità ed insistenza dei fornitori.

Dopo tutto questo preambolo, doveroso per scattare una foto di quella che appare essere la realtà, desidero dedicare qualche parola anche alla sostanza.

Per farlo, focalizziamoci sugli obiettivi imposti dal CAD: un piano di continuità operativa, ed un piano di disaster recovery.

L’IT al giorno d’oggi è di fatto il fondamento di ogni processo operativo, e viene quindi naturale pensare che i termini ‘continuità’ e ‘disaster recovery’ vengano immediatamente associate ai sistemi informativi.

Questo è un grave errore, perché ci porta a dimenticare che l’IT non è il fine, ma il mezzo.

I sistemi, il software, la connettività non sono ciò che dobbiamo proteggere, ma strumenti a supporto dei processi che dobbiamo proteggere.

Prendendo ad esempio un qualunque edificio pubblico, come il palazzo del Comune, o quello di Giustizia, cosa accadrebbe se un terremoto che occorresse la Domenica notte ne compromettesse gravemente la struttura?

Ci si troverebbe alle 8 del Lunedì mattina con tutti gli utenti che si assiepano fuori dal palazzo, con le proprie esigenze, i propri certificati da richiedere, i propri atti da registrare, e nessun ufficio aperto, nessun sistema accessibile.

Certamente i sistemi informativi saranno stati realizzati a regola d’arte; i computer continueranno a funzionare, nel palazzo o in un’altra sede predisposta per il disaster recovery.

Ma i dipendenti dell’ufficio non sapranno cosa fare, dove sedersi, su quale tastiera mettere le mani.

È inverno, e fà piuttosto freddo; la folla all’esterno inizia a rumoreggiare; gli anziani sono già in coda dalla primissima mattina.

Inizia ad arrivare qualche vigile urbano, che non sa cosa fare, o cosa dire, se non che non è possibile accedere ai locali dell’edificio per motivi di sicurezza.

Qualcuno si è preso una giornata di permesso dal lavoro per richiedere un certificato, e senza una tempestiva ordinanza qualche condannato verrà rimesso in libertà per decorrenza dei termini di custodia cautelare.

Passa mezza giornata, e nulla è cambiato; qualche dirigente cerca di organizzarsi come può, ma non sà dove e come allestire le decine o centinaia di postazioni di lavoro per i propri dipendenti, per poter continuare a fornire il servizio dovuto ai cittadini.

Eppure i server e le applicazioni funzionano e i dati ci sono: una perfetta configurazione di disaster recovery, costata tanto hardware, software, consulenze, tempo uomo per l’installazione, le prove ed i collaudi …

E la morale qual’è? Che la continuità operativa, così come la sicurezza, non è uno ‘stato’, ma un processo, ed un processo, per essere tale, deve esistere nel tempo.

Probabilmente per l’emissione di molti certificati sarebbe stato sufficiente predisporre un piano per trasferire temporaneamente il personale presso gli uffici periferici, attivando una connessione ad hoc verso i server, ed informare i vigili urbani sulle informazioni da dare ai cittadini che si fosser presentati agli ingressi del palazzo; anche un comunicato stampa via Internet ed alle televisioni locali e regionali avrebbero potuto essere d’aiuto.

Il numero degli scenari che si possono verificare è naturalmente limitato soltanto dalla fantasia.

Tuttavia, per quanto si possa spendere in tecnologia, il giorno che accade qualcosa di anomalo, è estremamente improbabile che questa consenta di affrontare i problemi, se non è parte di un piano coordinato in cui tutte le persone coinvolte sanno come comportarsi.

Dedico anche qualche riga a tutti quei software progettati per aiutare le organizzazioni ad effettuare le proprie analisi dei rischi e a definire i propri piani di continuità e di recovery.

Si tratta di software veramente notevoli, che più sono completi ed evoluti e più costano.

Tali software hanno tuttavia alcuni difetti:

  • per essere utilizzati correttamente necessitano di specialisti ben preparati;
  • per fornire risultati realistici ed attendibili devono essere compilati in modo puntuale ed esaustivo;
  • devono essere tenuti continuamente aggiornati a fronte di qualsiasi variazione;

Purtroppo gli specialisti sono in generale molto bravi ad utilizzare il software, ma non hanno la minima idea di quali siano i reali rischi che l’organizzazione corre, ed i risultati che emergono sono spesso in conflitto con ciò che il buon senso e l’esperienza indica come prioritario.

In pratica, il miglior compromesso per le PMI e per le organizzazioni anche grandi ma poco mature nella gestione dei propri rischi è quello di avere il supporto di uno specialista che faciliti il percorso di maturazione del processo della gestione della continuità operativa, da cui poi, con il tempo, può derivare naturalmente l’acquisto di software di supporto e di tecnologia per ridurre i costi di ripristino in caso di eventi anomali.