Come informatizzare un processo nel peggiore dei modi

Faccio riferimento alla recente notizia per cui sono state annullate per un vizio di forma 110 condanne del processo ‘Infinito’ sulle cosche della ‘Ndrangheta.

Senza entrare nel merito della questione, ciò che vorrei analizzare in questo post è il processo informativo che ha portato a questo risultato.

Iniziamo a vedere cosa è accaduto: al momento della stampa della sentenza, delle 900 pagine del documento non ne sono stampate 120; può essersi trattato di un problema legato alla stampante o al processo informatico della stampa.

OK, può accadere nelle migliori famiglie, figuriamoci con un documento alto come un tomo di un’enciclopedia: appena ce ne si accorge, basta stampare le pagine mancanti e completare il documento stampato.

Purtroppo la Cassazione ha ritenuto non ammissibile secondo la legge l’integrazione del documento, con la conseguente invalidazione dell’intera sentenza e l’annullamento delle condanne che conteneva.

Vale la pena considerare alcuni effetti rilevanti di questo incidente:

1. lo scopo del processo organizzativo della Giustizia non è stato raggiunto: lo Stato ha fatto lavorare moltissime persone (forse dell’ordine, magistrati, personale di cancelleria, commessi, fornitori esterni, etc.), utilizzato mezzi e risorse, ed ha realizzato sistemi informativi locali e nazionali per nulla;
2. il costo per lo Stato di quanto sopra, sviluppato sui circa due anni dell’attività, non si calcola in centinaia di migliaia, ma in milioni di Euro;
3. aggiungo anche la demotivazione di tutte le persone che hanno collaborato all’attività, che vedono vanificare e perdere di significato una parte importante della propria vita lavorativa.

E questi sono i fatti; veniamo ora alla sostanza del processo (non giudiziario, ma organizzativo) secondo cui è stato prodotto questo documento ‘incriminato’.

Provimao a chiederci quale sia stata la causa di questo problema:

• è stata colpa della stampante? O di chi l’ha scelta? O di chi ne faceva la manutenzione?
• o di qualche persona che non ha pensato di contare le pagine una per una per verificare che fossero state stampate tutte quante, e che fossero conformi all’originale?
• o forse del programma di stampa, del sistema operativo, o della rete?
• o forse la causa è un altra?

Mi permetto di osservare che l’Italia fa parte del G8, e che quindi occupa nel mondo una posizione che va oltre quella che poteva avere nel medio evo, e che il Governo da anni promuove (o almeno fà finta di farlo) l’efficienza dei propri organi, anche attraverso l’informatizzazione; a questo scopo sono prodotte delle leggi, tra cui il Codice per l’Amministrazione Digitale (CAD) e spese delle intere fortune per supportare questa evoluzione.

Vediamo ora come il nostro Governo ha pensato di informatizzare questo particolare processo della Giustizia:

Al magistrato è stato fornito un computer con un sistema operativo ed un programma per redigere testi, una stampante ed una rete locale per far parlare tra di loro il computer e la stampante; se la stampante è di tipo dipartimentale, probabilmente tra computer, software, infrastruttura e stampante stiamo parlando di alcune decine di migliaia di Euro.

Aggiungiamo poi i costi per l’acquisto, per l’installazione e per i servizi di conduzione e manutenzione dell’infrastruttura e del sistema.

Ed ora vediamo la sequenza delle operazioni:

1. Il magistrato, utilizzando il computer in dotazione, redige il documento della sentenza, lo salva sul disco locale, e quindi lo manda in stampa;
2. la stampante fa il suo mestiere (purtroppo in questo caso l’ha fatto male);
3. il magistrato avrebbe dovuto controllarsi, una per una, tutte le 900 pagine del documento stampato, confrontandole con l’originale digitale per verificare la conformità dello stampato (cosa che per qualche motivo non è stata possibile fare);
4. il documento viene firmato e timbrato al fine di autenticarlo;
5. il documento stampato viene depositato in cancelleria;
6. la cancelleria effettua la scansione del documento (tipicamente senza farne l’OCR), ed archivia la nuova versione digitale;
7. l’avvocato della parte interessata viene in cancelleria, paga i diritti di copia previsti dalla legge, e si porta a casa un CD contenente la scansione del documento del magistrato (fino a non molto tempo fa si sarebbe portato via una copia cartacea delle 900 pagine della sentenza);

Ad averne voglia, si potrebbe anche fare l’esercizio di provare a cacolare quanto tempo uomo occorre per effettuare tutte queste operazioni, ma mi affido all’intuizione del lettore per comprendere che non stiamo parlando di una sola persona e di secondi o minuti …

Come è facile intuire, tutto questo processo non è frutto del caso, ed a monte di tutti gli investimenti fatti c’è sicuramente un gruppo di persone adeguatamente remunerate che hanno dedicato parecchio tempo a pensare, analizzare, progettare, riunirsi, confrontarsi, deliberare, documentare, etc. per poi fare i necessari investimenti su base nazionale per realizzare quanto analizzato, progettato e deliberato. Ovviamente queste persone sono partite e si sono basate sulle leggi e sulle linee guida stabilite dal Governo con il CAD.

Proviamo ora ad immaginare un flusso informativo diverso, come potremmo dire … informatizzato! Ecco, si, utilizziamo questo termine: un flusso informativo informatizzato:

1. il magistrato redige il uo documento utilizzando gli strumenti che gli sono stati messi a disposizione;
2. il magistrato salva su un CD il documento prodotto;
3. il magistrato deposita in cancelleria il CD;
4. l’avvocato interessato passa in cancelleria e chiede una copia del CD.

Non male! abbiamo già risparmiato il denaro per stampanti e scanner, e per tutto il tempo necessario per stampare e verificare lo stampato, per movimentare ed archiviare la carta, e per farne la scansione.

Ma così non è abbastanza, e purtroppo non può funzionare: sul documento digitale prodotto dal magistrato mancano timbri e firme.

Facciamo allora un altro passo, e rivediamo ulteriormente il processo:

1. il magistrato redige il documento;
2. il magistrato firma digitalmente il documento prodotto;
3. il magistrato invia telematicamente (salvandolo su un server, inviandolo via e-mail, o altro) il documento firmato
4. l’avvocato paga via Internet con la propria carta di credito i diritti di copia;
5. l’avvocato riceve una copia del file firmato digitalmente via e-mail (oppure riceve i riferimenti per scaricarne via Internet una copia da un server);

Potrebbe funzionare: la legge riconosce l’equivalenza della firma digitale rispetto a firme autografe e timbri; allora forse tutto il processo è bloccato dalla mancanza di una smart card per firmare digitalmente il documento … ebbene, NO! Il magistrato è stato dotato dallo Stato anche di una smart card, del relativo lettore, e del relativo servizio di installazione e configurazione del suo computer.

Viene allora da chiedersi perché il magistrato non abbia pensato di firmare digitalmente il proprio documento e di depositarlo così com’è in cancelleria:

• non è capace?
• nessuno gli ha insegnato come fare?
• è pigro?

Ebbene, niente di tutto questo! Semplicemente, chi ha riprogettato l’informatizzazione dei processi della Giustizia si è ‘dimenticato’ di modificare la legge per cui il documento che fà fede e che ha valore legale è ancora di carta! Anche se il magistrato avesse firmato digitalmente il suo documento originale, avrebbe comunque dovuto stamparlo, firmarlo, timbrarlo e depositare la carta in cancelleria!

Vogliamo chiederci quale danno questi grandi e ben retruibuiti professori a Roma hanno portato alle finanze dello stato per questa piccola ‘svista’? Oltre al loro stipendio (ed emolumenti vari, e non voglio sapere quante consulenze esterne sono state commissionate!), questi signori hanno caricato i contribuenti dei costi per:

• migliaia di stampanti dipartimentali;
• migliaia di tonnellate di carta;
• migliaia di giorni uomo per la movimentazione ed archiviazione della carta;
• ovviamente, i costi per gli archivi, per i relativi impianti di protezione, etc.
• migliaia di giorni di ritardo nella giustizia a causa dei tempi necessari per movimentare la carta;
• migliaia di giorni uomo sprecati dagli avvocati e dalle loro segretarie per richiedere le copie degli atti;
• migliaia di masterizzatori;
• migliaia di supporti (CD, DVD, etc.) che si sarebbero potuti evitare con trasferimenti telematici
• …
• … devo andare avanti …?

In conclusione, l’errore alla base de problema occorso è uno solo: occorre capire che l’informatizzazione non deve replicare i flussi informativi cartacei esistenti, bensí li deve eliminare!

A proposito! Occorre anche ricordare che la legge promuove la dematerializzazione, ovverosia l’eliminazione della necessità di produrre, gestire ed archiviare la carta; dove è possibile ritrovare questo aspetto nei processi informatizzati riprogettati da questi grandi professionisti, professori e consulenti?

Forse se i cittadini iniziassero a chiedere a costoro di rimborsare il danno provocato alle finanze dello Stato, molti imparerebbero a pensare di più e a spendere di meno.